Por: Andrea Saravia
Como hablamos en un artículo anterior, la tecnología es una inversión, no un gasto. Y por lo mismo nos interesa que tenga un retorno, pero en el caso de tecnología este retorno se vuelve menos tangible, y por lo tanto es necesario que nuestra inversión esté alineada a la estrategia de la empresa para que realmente cree valor en nuestro negocio y podamos notar que realmente estamos obteniendo un retorno sobre la inversión.
Dejando de un lado la parte técnica, lo que estamos tratando de crear con la tecnología es valor en los negocios. Como cualquier portafolio de inversión, el de tecnología también está conformado de varias inversiones con diferentes objetivos, en las que cada una tiene diferentes perfiles de retorno que hay que balancear para alcanzar las metas organizacionales.
El objetivo de una inversión en tecnología es proveer valor de negocios en 2 formas: implementar exitosamente estrategias actuales y usar la tecnología para hacer posibles nuevas estrategias. Los ejecutivos toman decisiones sobre inversiones en tecnología de la información con base en un conjunto de factores, incluyendo: capacidades requeridas en el presente y en el futuro, el rol de la tecnología en la industria, el nivel de inversión y el rol y la historia de las tecnologías de la información en el negocio.
Podemos decir que las empresas tienen portafolios de inversión en tecnología, así como los inversionistas tienen portafolios de inversiones financieras. Las empresas invierten en tecnología de la información para alcanzar cuatro diferentes objetivos empresariales: Transaccional, infraestructura, informacional y estratégico. Estos objetivos empresariales llevan después a sistemas informacionales, transaccionales, de infraestructura y estratégicos. Y son estas cuatro áreas las que conforman un portafolio de inversión, tal como se observa en la siguiente figura:
En la base tenemos los objetivos de tecnología de infraestructura. Y no es coincidencia que esta sea la base del portafolio. Cuando hablamos de infraestructura nos referimos al expertise, tanto técnico como administrativo que se requiere para proveer un servicio confiable. Pensemos en redes, servidores, switches, routers, etc. que hacen que posible que funcione todo lo demás. El hecho de tener los servicios de infraestructura necesarios, hace que incremente significativamente la velocidad en la que nuevas aplicaciones pueden ser implementadas para que podamos cumplir con nuevas estrategias; lo cual incrementa la agilidad estratégica y flexibilidad de la organización. En este rubro, se recomienda que el porcentaje de la inversión total destinado no sea menor a un 20%.
Ahora seguimos con el segundo nivel del portafolio que corresponde a los objetivos de tecnología Transaccional. Cuando hablamos de tecnología transaccional nos estamos refiriendo a tecnología de la información que procesa y automatiza las transacciones básicas y repetitivas de una empresa. En esta categoría podemos incluir sistemas que soportan procesamientos de órdenes, control de inventario, retiro de efectivo, declaración de producción, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otras. Este tipo de sistemas busca reducir costos al sustituir mano de obra y/o procesar grandes volúmenes de información en un menor tiempo, logrando reducir el costo por unidad de procesamiento. En esta categoría encontramos sistemas como sistemas de procesamiento de órdenes y hasta cierto punto ERPs. , desde la perspectiva de que automatizan procesos diarios como órdenes de compra y facturación. Y es sumamente importante resaltar que si la parte de la infraestructura no está en óptimas condiciones, no voy a poder implementar exitosamente tecnologías transaccionales.
Por último, en el tercer nivel encontramos dos objetivos de tecnología: informacional y estratégico. Cuando hablamos de tecnología informacional nos referimos a tecnologías que nos proveen la información pertinente para administrar y controlar la organización. Los sistemas que se encuentran en esta categoría normalmente soportan el control administrativo, la toma de decisiones, la planificación, comunicación y la contabilidad. Y típicamente nos ofrecen reportes que nos ayudan a tomar decisiones. Algunos ejemplos de tecnologías informacionales son los ERPs, vistos desde la perspectiva de que ofrecen reportería, y sistemas de Business Intelligence, que ofrecen pronósticos y reportes mucho más avanzados. Es importante resaltar que estas tecnologías dependen de las tecnologías de infraestructura y transaccionales, por lo que deben estar bien antes de pensar en llegar a tecnologías informacionales.
Ahora, cuando hablamos de objetivos de tecnología estratégica, nos referimos a tecnologías que hacen que nuestro negocio tenga una ventaja competitiva a través de un diferenciador clave, el cual hace que se incremente el market share o las ventas. Un ejemplo de este tipo de tecnologías, aunque no lo crean, son los cajeros automáticos… pero cuando iniciaron. En los años 80, Citibank fue el pionero que inició con el servicio de cajeros automáticos, ningún otro banco lo tenía… en ese caso esta tecnología fue un diferenciador clave que le dio una gran ventaja competitiva y podemos decir que en esa época el cajero automático fue una tecnología estratégica para Citibank.
Entonces, cuando pensemos en un portafolio de inversión en tecnología para nuestra empresa debemos pensar en qué porcentaje de nuestro presupuesto total, le asignaremos a cada área. Recordemos que, aunque existen todos estos objetivos o estas áreas en un portafolio de inversión, no significa que debamos invertir de la misma forma en todas, esto va a depender de la estrategia de nuestra empresa y del nivel de madurez que tengamos.
Puede que en un inicio decidamos invertir 0% en algunas áreas porque estamos empezando por la base o puede ser que la tecnología en nuestro negocio no juegue un rol tan estratégico como en el caso de los cajeros automáticos y por eso decidamos invertir 0% en tecnología estratégica. Lo importante es siempre analizar nuestra estrategia como empresa antes de decidir cuánto invertir en cada rubro.
Bibliografía:
Weill,P & Broadbent,M. (1998) Creating Business Value through Information Technology, Rethinking Technology Investments: The Information Technology Portfolio. (Chapter 2). Boston, Mass: Harvard Business School.
