Pregúntele al dueño de una pequeña empresa promedio si está preocupado por la malversación de fondos, y probablemente obtendrá una respuesta como “No tengo que preocuparme por eso porque ….
“… mis empleados son personas buenas y honestas”.
“… no somos más que una pequeña empresa”.
“… mi gente ha estado conmigo por mucho tiempo, así que sé en quién puedo confiar”.
“… no manejamos efectivo”.
Si su respuesta coincide con cualquiera de estas afirmaciones, probablemente esté operando bajo algunas ideas erróneas, conceptos erróneos que podrían ser mortales para su negocio. Puede creer que, si hubiera un malversador en su empresa, de alguna manera intuitivamente lo sabría. Puede creer que la actitud y el comportamiento de un empleado son una prueba suficiente de que puede confiar en él con grandes sumas de dinero. Y es posible que no se dé cuenta de cuán común es la malversación en las pequeñas empresas.
“Las pequeñas empresas están en mayor riesgo que las grandes empresas por malversación de fondos y otros tipos de robo de empleados”, dice Joseph T. Wells, contador público certificado (CPA, por sus iniciales en inglés) en Austin, Texas, y presidente de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados. “De hecho, dudo que haya un negocio en Estados Unidos que no tenga ladrones trabajando para él en alguna capacidad”.
Debido a que la malversación parece ser un crimen “limpio”, atrae a una gran variedad de personas, incluidas muchas que nunca considerarían otro tipo de delito. Por ejemplo, los perfiles psicológicos de los malversadores muestran que es más probable que sean mujeres, casadas y abarquen un rango más amplio de edades que otros delincuentes. Por lo general, se emplean con una empresa de cuatro a ocho años antes de que comiencen a malversar. Con frecuencia, el malversador es “la última persona de la que sospecharía”.
Terri Singer, CPA de Nemes, Allen & Co. en Bingham Farms, Michigan, es un examinador de fraudes certificado que ha trabajado en la detección de fraudes durante 14 años y se especializa en controles internos para pequeñas empresas.
Causas del crimen
Al igual que cualquier tipo de robo de empleados, la malversación es el resultado de la motivación combinada con la oportunidad. En el pasado, los expertos aconsejaban a los dueños de negocios que limitaran las oportunidades de malversación a través de los controles internos de la empresa (más sobre esto más adelante). Si bien este sigue siendo un método de prevención importante, prestar atención a las posibles motivaciones de los empleados puede ser igualmente crítico. “Previamente creíamos que los malversadores a menudo estaban motivados por una verdadera necesidad financiera”, dice Wells. “Ahora descubrimos que el factor más común en la malversación es la insatisfacción de los empleados”.
Los empleados que recurren a la malversación suelen ser personas con grandes problemas de moral. Ven una disparidad creciente entre su trabajo y el trabajo del propietario, entre su compensación y la compensación del propietario, y consideran que la malversación es una forma de compensar esa disparidad.
¿Qué debe de hacer el empleador?
Puede evitar innumerables problemas al examinar las prácticas de su empresa en cada una de las cuatro áreas:
1. Prácticas de contratación.
Idealmente, debería comenzar a pensar en la prevención contra el robo antes de contratar a su primer empleado. En realidad, sin embargo, los primeros empleados generalmente se contratan en un momento en que el negocio está increíblemente ocupado y hay poco tiempo disponible para considerar la prevención de robos. Puede sentirse tan aliviado de tener algo de ayuda, que ni siquiera piensa en posibles problemas.
Esto es especialmente cierto cuando se contrata a una secretaria / tenedor de libros. Es probable que no haya iniciado un negocio por amor al mantenimiento de registros, y puede estar muy contento de encontrar a alguien que asuma esa responsabilidad. Debido a que está tan ansioso por obtener esta ayuda, puede renunciar a los antecedentes normales y las verificaciones de referencia y puede darle al nuevo empleado más responsabilidad de la que es prudente.
Tome precauciones al contratar. Comience por definir qué es lo que quiere en un nuevo empleado. Escriba una descripción del trabajo y determine qué educación y experiencia se necesitan. Entreviste detenidamente a varios solicitantes, teniendo en cuenta que el carácter es más importante que las habilidades laborales. Puedes enseñarle a una persona nuevas habilidades; no puedes enseñar buen carácter.
La mayoría de las personas acude a su empresa con buenas intenciones, solo para comenzar a malversar años después. Sin embargo, algunas personas que buscan empleo tienen en mente la delincuencia desde el principio. Un buscador de empleo puede ser alguien que ha malversado en el pasado sin ser procesado. Es una cuestión simple verificar el historial de empleo de un solicitante y cuestionar sus razones para abandonar cada trabajo anterior.
Si un ex empleador es reacio a brindar información detallada, intente preguntar: “¿Contrataría nuevamente a esta persona?” Esté atento a las fallas inexplicables en el historial laboral del solicitante. El solicitante puede ocultar un trabajo anterior para ocultar un problema.
Al ocupar puestos especialmente delicados, como el controlador, el contable o el gerente de ventas, considere realizar comprobaciones de antecedentes adicionales. Estos pueden incluir verificar los registros policiales y los historiales crediticios. Muchas empresas de investigación pueden proporcionar esta información rápidamente y a un costo muy razonable. Teniendo en cuenta la inversión que realiza en un nuevo empleado, vale la pena el costo de las verificaciones de antecedentes.
Si su nuevo empleado manejará dinero en efectivo o realizará operaciones bancarias en su nombre, comuníquese con su agente de seguros de negocios para que el empleado esté en condiciones de servidumbre (“employment bond”). Esto también se conoce como seguro de deshonestidad para empleados; de nuevo, el costo es muy razonable.
2. Ambiente de trabajo.
Promover la moral de los empleados y la ética de gestión es fundamental para prevenir la malversación de fondos.
Una ventaja de tener una pequeña empresa es que puede conocer bien a sus empleados. Al comprender cuán costosos son los problemas morales, siempre debe estar atento a los posibles problemas que surgen y tomar medidas para cortarlos de raíz.
La ética de la gestión se refiere al código de moral y al nivel de honestidad de una empresa, establecido por la administración y demostrado tanto por el ejemplo como por la discusión. Si su compañía normalmente trata con clientes, proveedores y empleados de maneras que no son éticas o parece preocupada solo por la rentabilidad a corto plazo, esta actitud se filtrará hacia los empleados. ¿El resultado? Una mayor probabilidad de robo y fraude.
Por otro lado, los empleados que lo vean devolver los pagos excesivos de los clientes, que le digan al banco sobre los errores realizados a su favor y, en general, que negocien justa y honestamente con los demás adoptarán las mismas actitudes. La administración establece el tono para la ética dentro de una empresa. Recuerde, el fraude es contagioso, y muchos propietarios de negocios les han enseñado a los empleados jóvenes con el ejemplo que la deshonestidad es aceptable en sus negocios.
3. Controles internos.
Los controles internos son los procedimientos utilizados para garantizar la exactitud y la integridad de los registros contables de una empresa, así como para evitar fraudes, robos y errores. Esto es a lo que la mayoría de las personas se refiere como los “controles y equilibrios” dentro de un negocio. Un sistema débil de controles internos es una invitación a la malversación de fondos.
Ron Jennings ha visto muchos desfalcos de pequeñas empresas. Corpus Christi, Texas, CPA recomienda a los propietarios de pequeñas empresas incorporar al menos los siguientes controles internos mínimos:
- Usted firme todos los cheques salientes.
- Usted abra los estados bancarios. Examine los cheques cancelados; ver si los depósitos parecen ser razonables. Busque débitos inusuales, como retiros de cajeros automáticos.
- Trate de “segregar los deberes” entre los empleados, si es posible. La segregación de deberes significa que los diferentes empleados en conjunto deben de realizar las tareas de autorizar transacciones, registrar las transacciones en los libros y salvaguardar los activos. Por ejemplo, es posible que haya personas distintas que autoricen las facturas de pago, escriban los cheques y concilien la cuenta bancaria. O puede hacer que una persona apruebe las tarjetas de tiempo de los empleados, otra prepare la nómina y una tercera distribuya los cheques de pago firmados.
Obviamente, aunque la segregación de deberes funciona en algunas empresas, tiene un uso limitado en las pequeñas. Si solo uno o dos empleados están involucrados en sus operaciones contables, usted como propietario debe asumir ciertas responsabilidades. Es esencial que los empleados lo vean involucrado en los aspectos financieros del negocio. Los empleados roban solo cuando sienten que pueden hacerlo sin ser atrapados. Al participar en las operaciones financieras de su empresa, reduce la probabilidad de que sus empleados piensen que pueden salirse con la suya robando.
Si realmente no puede tomarse el tiempo para realizar ciertas tareas de control, al menos debe dar la ilusión de que está vigilando cuidadosamente los activos de su empresa. Esto se puede lograr abriendo los estados de cuenta bancarios, cuestionando ciertos cheques cancelados y depósitos, y haciendo preguntas ocasionales a los empleados para hacer parecer que usted está más involucrado de lo que quizás realmente es. De nuevo, esta “ilusión” no es un sustituto de la participación real en las operaciones diarias, pero es mejor que dejar que los empleados piensen que pueden robar sin ser atrapados.
Exigir a todos los empleados tomar al menos una semana de vacaciones cada año es otra medida de control importante. Muchos esquemas de malversación salen a la luz en ausencia del intrigante.
Diseñar un sistema sólido de controles internos requiere un buen conocimiento de los sistemas de contabilidad, así como la capacidad de pensar como un estafador. La mayoría de los empleadores necesitan la asistencia de un buen contador público certificado para diseñar controles internos. La fuerza de estos controles es el factor individual más importante para prevenir la malversación de fondos, por lo que no debe pasar por alto esta área.
Y por último, para agilizar los controles internos, podemos aprovechar la tecnología a nuestro favor. Hoy en día existen muchos sistemas de gestión empresarial (ERP por sus siglas en inglés) que nos ayudan a tener acceso a información más precisa y de forma más rápida. Uno de estos sistemas es SAP Business One.
4. Conciencia de fraude.
Simplemente estar alerta a las posibilidades de robo dentro de su tipo de negocio es un aspecto importante para prevenir la malversación de fondos. Conozca los signos de malversación de fondos y esté atento a ellos. (Consulte “Banderas rojas”).
Al seguir estos pasos, no solo protegerás los activos de tu negocio, sino que también ayudarás a tus empleados a ser honestos.
Banderas rojas
Cualquiera que sea su negocio, estas 12 señales de peligro pueden alertarlo a un empleado que puede estar malversando fondos:
- Reescribir los registros para que sean “precisos”.
- Negarse a tomar vacaciones; nunca tomando días personales o enfermos.
- Trabajar horas extras de manera voluntaria y excesiva, y negarse a liberar la custodia de los registros durante el día.
- Nivel de vida inusualmente alto teniendo en cuenta el salario.
- Apuestas en cualquier forma más allá de la capacidad de soportar pérdidas.
- Rechazo de promoción.
- Responder a preguntas con explicaciones irrazonables.
- Enfadarse con preguntas razonables.
- Inclinación hacia encubrir las ineficiencias y errores.
- Critica de los demás (para desviar la sospecha).
- Asociación frecuente con un miembro del personal de un proveedor.
Consumo excesivo de alcohol o asociación con personas cuestionables.
